GRUNDEJERFORENINGEN VALLENSBÆK STRANDLOD

12. april 2017

 

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling til afholdelse onsdag den 3.maj 2017 kl. 19.30 på Højrupgård, Højrupgårdsvej 1, Vallensbæk Landsby.

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent.

  2. Valg af 2 stemmetællere.

  3. Registrering af fuldmagter og opgørelse af antal stemmer pr. husstand.

  4. Beslutning om renovering af vejbelægningen på Saltøvej og Valløvej.

  5. Eventuelt.

Ad pkt. 4. Beslutning om renovering af vejbelægningen på Saltøvej og Valløvej.

Der er behov for renovering af Saltøvej og Valløvej og som vedtaget på sidste generalforsamling har bestyrelsen indhentet to tilbud på renoveringen - et tilbud fra henholdsvis NCC og Dansk Overfladebehandling.

Kopi af tilbuddene vedlægges som bilag 1. og 2.

De 2 tilbud er sammenlignet i bilag 3 og det fremgår at NCC er ca 10.000kr billigere end DOBI/S. Der er indregnet 10% til uforudsete udgifter.

Bestyrelsen indstiller, at grundejerforeningen accepterer NCC’s tilbud om overfladebehandling.

Der vedlægges et bilag 4, hvoraf det fremgår, hvor meget hver enkelt parcel skal betale, hvis NCC’s tilbud accepteres.

I henhold til vedtægtens § 5, stk. 3 skal forslag om nye økonomiske krav til medlemmerne – bortset fra fastsættelse af kontingent – vedtages med mindst 37 stemmer for forslaget. Hvis der ikke er 37 stemmer repræsenteret, kan et flertal på 2/3 af de repræsenterede beslutte, at forslaget skal behandles igen på en ny generalforsamling. Forslaget kan på den nye generalforsamling vedtages af 2/3 af de afgivne stemmer.

Ifølge vedtægtens § 5, stk. 1 har hver ejendom to stemmer, dvs. at der i alt er 56 stemmer i grundejerforeningen. Har en ejendom to tinglyste ejere, og møder kun én af ejerne, skal vedkommende have skriftlig fuldmagt fra sin medejer for at råde over begge stemmer. Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt fra ejere af andre ejendomme. Hver ejendom kan dog maksimalt råde over 10 stemmer inkl. egne stemmer.

Bestyrelsens opfordrer alle medlemmer til at møde op til den ekstraordinære generalforsamling eller at give fuldmagt til en, der møder op. Vedlagt er en fuldmagt.

 

Med venlig hilsen

 

Tamer Topcu

På vegne af Bestyrelsen

Bestyrelsesmøde

Grundejerforeningen Vallensbæk Strandlod den 28. marts 2017

Bestyrelsesmøde onsdag den 5. april 2017 kl. 19:30 hos Tamer.
Udsendt materiale:
•  Tilbud fra NCC og DOB I/S
• Budget og modeller til udgiftsfordeling
• Forslag til indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
Forslag til dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Valg af løsning på renovering af vejbelægninger
3. Valg af betalingsmodel
4. Eventuel indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling med mindst 14 dages varsel
Dagsorden, afstemningstemaer, stemmesedler, stemmetællere, regler for afstemning
5. Eventuelt


TT 28.03.2017

05-April-2017

DAGSORDEN for GENERALFORSAMLINGEN 8. marts 2017 kl. 19.30

GRUNDEJERFORENINGEN VALLENSBÆK STRANDLOD

Vallensbæk Strand xx. februar 2017

Hermed indkaldes til 

ORDINÆR GENERALFORSAMLING

i GRUNDEJERFORENINGEN VALLENSBÆK STRANDLOD

til afholdelse onsdag den 8. marts 2017 kl. 19.30

på Højrupgård, Højrupgårdsvej 1, Vallensbæk Landsby

DAGSORDEN for GENERALFORSAMLINGEN:

1. Valg af dirigent.

2. Valg af stemmetællere.

3. Bestyrelsens beretning om grundejerforeningens virksomhed.

4. Godkendelse af årsregnskab, vedlagt.

5. Behandling af forslag fra bestyrelsen.

* Vi vil gerne sætte telefonnumre på maillisten. Det kan være praktisk, hvis det haster med at få kontakt. Er der bemærkninger hertil?

* Vedligeholdelse af vejene. Belægningen er ny 10 år gammel og bør have en ny overfladebehandling. Er der stemning for indhentning af nyt tilbud?     

6. Behandling af indkomne forslag fra medlemmer

7. Godkendelse af budget og fastsættelse af kontingent for næste regnskabsår. Vedlagt. Bestyrelsen foreslår uændret kontingent.

8. Valg af medlemmer til bestyrelsen for 2 år. På valg er formand Ole Bertelsen og sekretær Grethe Løgstrup. Ole Bertelsen og Grethe Løgstrup genopstiller ikke.

Der skal derfor vælges ny formand og sekretær. Såfremt andre fra bestyrelsen stiller op til de ledige poster, skal de poster, som de pågældende forlader, ligeledes besættes for 1 år. 

9. Valg af suppleant for 1 år. På valg er Peter Hvidberg.

10. Valg af revisor hvert andet år. Den nuværende revisor Martin Jensen afgår og kan ikke genvælges.  

11. Eventuelt. Herunder kommende arrangementer etc.  

Forslag, som ønskes behandlet under dagsordenens punkt 6, skal være formanden Ole Bertelsen, Valløvej 1, i hænde senest onsdag den 1.marts 2017. Indkomne forslag vil blive omdelt til medlemmerne senest 3 dage før generalforsamlingen.

Efter generalforsamlingen vil Ole Bertelsen orientere om hvad der sker omkring os:

* Omlægning af Store Vejle å ved søerne samt pumpeanlæg

* Agenda 21 rådet

Foreningen byder på kaffe, te og småkager under selve generalforsamlingen og vi slutter aftenen som sædvanligt med hyggeligt samvær, hvor foreningen byder på et par stykker smørrebrød, øl og vand.

Med venlig hilsen

 

BESTYRELSEN

 4. januar 2017

Bestyrelsesmøde torsdag den 5. januar 2017 kl 20 hos Ole. 

Forslag til dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden

2. Opfølgning på møderne den 11. januar 2016 og 12.  maj 2016

3. Fastlæggelse af generalforsamling, regnskab 2016, budget 2018, beretning.

Grethe, Ole og Peter er på valg. 

Valg af ny revisor. Revisor er Martin Jensen, der er valgt for 2 år i 2015.  

Skal vi have en ekstern indlægsholder? F.eks. om nabohjælp?

4. Opkrævning af kontingent for 2017, 400kr.

5. Hjemmeside, status ved Peter. Siden trænger stærkt til opdatering. Mgl. Referater, rev. Vedtægter.

6. Forstranden, vedligeholdelse grus rabatter m.m. 

7. Vejene, vedligeholdelsesstatus

8. Vallensbæk kommune m.m.

* Pumpeanlæg ved åen 

* Dialogmøde i Vallensbæk kommune 26.10.2016

* Strandparken, borgermøde i Ishøj 11.05.2016

* Evt. omlægning af Store Vejle å ved søerne

9. Vejfest

10. Fastelavn 26.02

11. Er der set rotter?

12. Indbrud?

13. Ejendomme solgt:

Sandvejen 30 er solgt til Anders Mortin og Natascha Trønninge pr. 01.09.2016

Saltøvej 1 er solgt til Glenn Diemer Larsen og Jill Merry pr. 01.12.2016

Maillisten skal opdateres

14. Næste møde

15. Eventuelt

Ekstraordinær generalforsamling til afholdelse … den … juni 2016 kl. 19.30

Gl-udkast af 18. maj 2016.   

GRUNDEJERFORENINGEN VALLENSBÆK STRANDLOD.

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling til afholdelse … den … juni 2016 kl. 19.30 på Højrupgård, Højrupgårdsvej 1, Vallensbæk Landsby.

Dagsorden:

1. Beslutning om renovering af vejbelægningen på Saltøvej og Valløvej.

2. Evt. beslutning om ændret betalingsmodel for den forestående renovering af vejbelægningen.

3. Beslutning om vedtægtsændringer.

4. Eventuelt.

De enkelte dagsordenspunkter er kommenteret nedenfor.

Ad pkt. 1. Beslutning om renovering af vejbelægningen på Saltøvej og Valløvej.

Der er behov for renovering af Saltøvej og Valløvej, og som vedtaget på sidste generalforsamling har bestyrelsen indhentet to tilbud på renoveringen - et tilbud fra henholdsvis NCC og Dansk Overfladebehandling. 

1) NCC har af givet to tilbud – ét på reparation af vejene til kr. 16.800,- eksl. moms og ét på overfladebehandling mv. til kr. 91.861,- eksl. moms. NCC’s tilbud indeholder også opretning af slaghuller og lunker samt efterfølgende opsugning af overskudsskærver.

2) Dansk Overfladebehandling har afgivet et tilbud, som prismæssigt stort set svarer til NCC’s, men uden opretning og efterfølgende opsugning af overskudsskærver. 

Kopi af tilbuddene vedlægges som bilag 1 og 2.

Bestyrelsen indstiller, at grundejerforeningen accepterer NCC’s tilbud om overfladebehandling. Vedrørende de samlede udgifter hertil henvises til vedlagte bilag 3 ”Budget for renovering af Valløvej og Saltøvej”, hvor der også er indregnet en yderligere udgift til fornyelse af grus i rabatterne. 

I henhold til vedtægtens § 5, stk. 3 skal forslag om nye økonomiske krav til medlemmerne – bortset fra fastsættelse af kontingent – vedtages med mindst 37 stemmer for forslaget. Hvis der ikke er 37 stemmer repræsenteret, kan et flertal på 2/3 af de repræsenterede beslutte, at forslaget skal behandles igen på en ny generalforsamling. Forslaget kan på den nye generalforsamling vedtages af 2/3 af de afgivne stemmer.

Ifølge vedtægtens § 5, stk. 1 har hver ejendom to stemmer, dvs. at der i alt er 56 stemmer i grundejerforeningen. Har en ejendom to tinglyste ejere, og møder kun én af ejerne, skal vedkommende have skriftlig fuldmagt fra sin medejer for at råde over begge stemmer. Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt fra ejere af andre ejendomme. Hver ejendom kan dog maksimalt råde over 10 stemmer inkl. egne stemmer. 

  ad pkt. 2. Evt. beslutning om ændret betalingsmodel for den forestående renovering af vejbelægningen.

I henhold til vedtægtens § 6 skal vejbidrag fordeles efter ejendommenes arealindhold, jf. de tinglyste deklarationers bestemmelser herom.

Ejendommene Sandvejen 22 og 28, der ikke har grunde ud til Saltøvej og Valløvej, skal i henhold til deklarationer betaler vejbidrag – uanset at de i øvrigt ikke er forpligtet til at holde vejene. Der har været bred enighed på generalforsamlinger, hvor spørgsmålet har været drøftet, om, at dette ikke er en rimelig ordning. 

En ændring af de tinglyste deklarationer, hvorved de to ejendomme fritages for betaling af vejbidrag, vil være en alt for kostbar løsning. Hvis samtlige grundejere i grundejerforeningen imidlertid er enige om at fritage de to ejendomme for vejbidrag, således at deres vejbidrag fordeles på de øvrige grundejere, kan en sådan løsning lovligt vedtages. Det er imidlertid vigtigt at understrege, at det er samtlige grundejere, som skal tilslutte sig denne model, og at en accept kun gælder for det konkrete forslag til vejrenovering, som behandles i øjeblikket.

Hvis blot én af de fremmødte på generalforsamlingen stemmer imod forslaget, er forslaget bortfaldet. 

Hvis alle på generalforsamlingen kan tilslutte sig ordningen, vil bestyrelsen dernæst skriftligt anmode hver enkelt grundejer om, inden en bestemt frist at melde tilbage til bestyrelsen, hvis man er uenig i forslaget. Hvis der ikke fremkommer indsigelser, er forslaget om den ændrede betalingsmodel vedtaget.

Der vedlægges et bilag 4, hvoraf det fremgår, hvor meget hver enkelt parcel skal betale, hvis NCC’s tilbud inkl. grus til rabatterne accepteres, uden og med fritagelse af de to parceller på Sandvejen. Der er i budgettet indregnet kr. 9.639,- + moms til uforudsete udgifter.Vær opmærksom på, at de anførte tal er under forudsætning af, at der ikke sker mindre ændringer, jf. NCC’s tilbud. 

Spørgsmålet om en eventuel ændret betalingsordning fsva. vejbidrag er naturligvis kun aktuel, hvis forslaget under dagsordenens pkt. 1 vedtages.

Ad pkt. 3. Beslutning om vedtægtsændringer.

Afstemningsreglerne og fuldmagtsreglerne for vedtægtsændringer svarer til de regler, som skal anvendes under det under pkt. 1 nævnte forslag, jf. § 5, stk. 3. Da der efter bestyrelsens opfattelse er behov for nedenstående to ændringer af vedtægten, findes det hensigtsmæssigt ligeledes at behandle dette spørgsmål på den ekstraordinære generalforsamling.

Det drejer sig om følgende forslag til vedtægtsændringer:

1) Forslag om, at kommunikation mellem bestyrelsen og medlemmerne fremover også kan ske pr. mail og

2) Forslag om ændring af reglerne om valg til bestyrelsen.

 Ad 1) Forslag om, at kommunikation mellem bestyrelsen og medlemmerne fremover også kan ske pr. mail

I henhold til vedtægtens § 4, stk. 1, 3 og 5 skal al kommunikation mellem bestyrelsen og medlemmerne ske skriftligt ved omdeling af papirbaserede dokumenter. Da alle grundejere – bortset fra to – nu har opgivet en mailadresse til bestyrelsen, vil kommunikation via mail lette bestyrelsens arbejde betydeligt. 

 Bestyrelsen indstiller derfor, at følgende bestemmelse indsættes som nyt stk. 2 i § 4:

”§ 4, stk. 2. ”I stedet for fremsendelse/overbringelse af papirbaserede dokumenter kan bestyrelsen kommunikere elektronisk med medlemmerne. Det drejer sig f.eks. om fremsendelse af indkaldelse til generalforsamlinger, om fremsendelse af dokumenter til behandling på generalforsamlinger og om fremsendelse af referater af generalforsamlinger. Det er medlemmernes ansvar at sikre, at bestyrelsen er i besiddelse af den korrekte elektroniske adresse.  Hvis et medlem ikke har internetforbindelse i sit hjem eller på andet grundlag har opnået fritagelse fra digital post fra det offentlige, kan medlemmet blive fritaget fra den elektroniske kommunikation og i stedet for få fremsendt/overbragt papirbaserede dokumenter på ejendommens adresse.    

§ 4, stk. 2, 3, 4 og 5 bliver herefter stk. 3, 4, 5, 6.

 Ad 2) Forslag om ændring af reglerne om valg til bestyrelsen.

Vedtægtens § 8, stk. 1 har i dag følgende ordlyd:

”Grundejerforeningen ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen varetager foreningens daglige ledelse. Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning om salg og pantsætning af foreningens ejendom. Bestyrelsen består af en formand, en næstformand, en kasserer og en sekretær, der vælges på generalforsamlingen. De enkelte medlemmer af bestyrelsen vælges for to år ad gangen, således at formand og sekretær vælges i ulige år og kasserer og næstformand i lige år. Suppleanten vælges for ét år ad gangen. Genvalg til bestyrelsen kan finde sted.” 

At de enkelte medlemmer – hver med deres funktion – vælges af generalforsamlingen er meget atypisk. Det normale i foreningssammenhænge er, at bestyrelsesmedlemmerne vælges af generalforsamlingen, og at bestyrelsen herefter konstituerer sig selv. Når et nyt medlem indvælges – eller suppleanten indtræder – konstituerer bestyrelsen sig på ny. 

 Bestyrelsen indstiller derfor, at § 8, stk. 1 formuleres på følgende måde:

”Grundejerforeningen ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen varetager foreningens daglige ledelse. Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning om salg og pantsætning af foreningens ejendom. Bestyrelsen består af en formand, en næstformand, en kasserer og en sekretær. De enkelte medlemmer af bestyrelsen vælges for to år ad gangen, således at to medlemmer vælges i ulige år og 2 medlemmer i lige år. Suppleanten vælges for ét år ad gangen. Suppleanten indtræder i det udtrædende medlems resterende funktionsperiode. Genvalg til bestyrelsen kan finde sted. I umiddelbar forlængelse af den ordinære generalforsamling afholder bestyrelsen et møde, hvor den konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær”.  

Bestyrelsens opfordrer alle medlemmer til at møde op til den ekstraordinære generalforsamling eller at give fuldmagt til en, der møder op. Der vedlægges to fuldmagter. 

 Med venlig hilsen

 

Bestyrelsen